Tijdens het webinar van deze eerste week bespraken we samen de eerste en belangrijkste uitdaging van de lockdown: het onderhouden van effectieve communicatie, zowel binnen uw accountantskantoor als met uw klanten, partners en leveranciers.

Aanvankelijk zou de lockdown tijdelijk zijn, een kwestie van hoogstens enkele weken. Van verlenging tot verlenging werd snel duidelijk dat de maatregel vrij langlopend is. Met een belangrijk gevolg: de ‘ geïmproviseerde ‘ online samenwerking van de eerste weken moet absoluut plaats maken voor een (bijna) onberispelijke werkorganisatie.

 

De improvisatiekost

Naarmate de tijd verstrijkt en de improvisatie doorgaat, loop je het risico de controle te verliezen

• Zonder coördinatie werken uw medewerkers steeds meer in hun hoek. Natuurlijk zullen ze proberen hun best te doen, maar zonder duidelijke richting zullen ze elk hun prioriteiten bepalen en deze zullen niet noodzakelijkerwijs dezelfde als jou zijn. Om nog maar te zwijgen van het feit dat u niet langer weet wie wat wanneer doet…
• Zonder alternatieven om hun boekhoudkundige bestanden door te sturen, zullen klanten de oplossing kiezen die het best bij hen past, en zal je meerdere tools op hetzelfde moment moeten beheren: Dropbox, WeTransfer, Google Drive, of erger nog, de duizenden e-mails met talloze bijlagen. En zonder effectieve communicatiemiddelen is het daarnaast natuurlijk ook moeilijk om hen te adviseren wanneer ze dat nodig hebben.

 

Drie basiscommunicatiebehoeften

Om uw activiteit tijdens de lockdown zo goed mogelijk te beheren, moet u aan drie verschillende communicatiebehoeften voldoen:

• Directe communicatie tussen medewerkers. Het is het digitale equivalent van informele discussies tussen collega’s over de dossiers van uw klanten of technische, boekhoudkundige of fiscale kwesties.
• Teamvergaderingen: op afstand werken maakt deze coördinatiemomenten nog essentiëler. Het is ook handig om hun frequentie te verhogen. Het stelt je ook in staat om je teams uit hun isolement te halen, van hen te horen en een goede teamgeest te behouden.
• Interactie met uw klanten: of u ze nu vragen stelt of de hunne wilt beantwoorden, u moet de open communicatie behouden.

 

Directe communicatie

Voor de kleine dagelijkse interacties die zijn gekoppeld aan de verschillende dossiers die u verwerkt, is het belangrijk om één communicatietool te kiezen en u eraan te houden. Enkele bekende tools: Slack, Microsoft Teams, Skype (voor het chatgedeelte) en WhatsApp. De eerste twee op de lijst zijn ook degenen die u de meeste functionaliteit aanbieden: naast de klassieke ‘chats’ kunt u ook ‘kanalen’ (lees: ‘channels’) maken, dat wil zeggen kleine discussiegroepen die voor iedereen toegankelijk zijn die je uitnodigt. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld alle discussies over een klant op één plek verzamelen die toegankelijk is voor degenen die aan zijn dossier werken. Of creëer plaatsen om informatie te delen en uit te wisselen over specifieke onderwerpen: BTW-codes, ISOC, IPP, etc.
 
Als u nog niet bekend bent met directe zakelijke onlinegesprekken, zijn Skype en WhatsApp een goed platform om daarmee aan de slag te gaan, maar u zult merken dat Teams en Slack de beste langetermijnoplossing zijn om georganiseerd te werken.

Enkele tips & tricks:

• Gebruik de “statuten” (online, bezet, beschikbaar…) om uw werknemers te informeren wanneer u klaar bent om te antwoorden of wanneer ze best later hun vraag stellen (behalve in noodsituaties), en moedig hen aan om hetzelfde te doen. Goede afspraken maken goede vrienden.
• Plan één of meer kanalen voor informele interacties (uitwisseling van grappen, kleine discussies over de beste series om te bekijken, etc.). Door een “virtuele koffieklets” te houden, behoudt u de teamgeest. En dan kun je nieuwe grappen leren kennen of nieuwe series ontdekken om ’s avonds naar te kijken!

 

Vergaderingen op afstand

Wil je meer dan enkel chatten? Tools in overvloed: Zoom, GoToMeeting, Whereby, Google Meet, maar ook Skype, Slack en Microsoft Teams. U zult begrijpen dat deze laatste twee software bijzonder interessant zijn als u het eenvoudig wilt houden en het aantal nieuwe toepassingen dat u wilt beheersen wilt beperken. Je kunt ze zowel gebruiken voor directe chats als voor vergaderingen op afstand.

Enkele tips & tricks:

• Houd uw gewoonten aan: als u wekelijks met uw teams hebt vergaderd, houd het dan.
• Aarzel niet om nog een paar extra bijeenkomsten te organiseren: je moet juist nu de banden versterken.
• Wees stipt en sta erop dat uw medewerkers dat ook zijn: iedereen moet de tijd van anderen respecteren.
• Zorg dat je een duidelijke agenda hebt voordat je aan elke vergadering begint.
• Vraag deelnemers om hun microfoon te dempen om ongewenste ruis te voorkomen en iedereen gefocust te houden
• Organiseer het gesprek zodat iedereen – zelfs degenen met de traagste internetverbindingen – hun mening kunnen geven.

 

Het werkschema

Vergeet ook niet om het werk van uw team te organiseren: geef iedereen een wekelijks schema en organiseer één of meer korte videoconferenties met elke medewerker om ervoor te zorgen dat jullie beiden op dezelfde golflengte zitten.

Voor alle zaken met betrekking tot boekhoudkundige en fiscale deadlines, geef de voorkeur aan een samenwerkingstool voor deadlines: FidManager, Admin-is, Admin-Pulse, etc.

 

Klanteninteracties

U kunt dezelfde tools gebruiken als met uw medewerkers (Slack, Teams, Skype, etc.) of u kunt andere communicatiesoftware gebruiken. Het voordeel van oplossingen zoals Zoom of Whereby is dat ze niet noodzakelijkerwijs een installatie vereisen van uw klant: videoconferenties kunnen plaatsvinden vanuit hun webbrowser, zolang ze deze toegang geven tot hun microfoon en hun camera.

Eén tip: wanneer uw klanten de kennis van de tools niet hebben, plan dan eerst een mini-testconferentie in. Dit voorkomt dat u tijdens uw vergadering tijd verliest om technische problemen op te lossen en u gefrustreerd geraakt omdat u geen tijd meer heeft om alle geplande onderwerpen te bespreken. Neem daarnaast dezelfde regels in acht als bij uw medewerkers qua stiptheid en organisatie.

 

Experimenteer en geniet gratis

U zult begrijpen dat de mogelijkheden talrijk zijn. Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen. Het is aan jou om enkele tests uit te voeren: veel van deze applicaties bestaan ​​in een gratis versie of bieden je een proefperiode vooraleer je überhaupt een abonnement moet afsluiten.

Vergeet het belangrijkste niet uit het oog: deze tools blijven slechts tools. Ze zijn er alleen om u te helpen uw doelen te bereiken en uw teams te ondersteunen. Hoe dichter de manier van werken bij uw gebruikelijke methoden komt, hoe meer u de steun en motivatie van uw teams en uw klanten zult winnen. Het is aan jou om de tools te vinden die het dichtst bij je DNA liggen en deze te testen.