Tijdens de Webinar van deze tweede week lag de focus op de digitale infrastructuur en de IT-tools nodig om de digitalisering van boekhoudkundige documenten goed te beheren. Wat moet u hiervan zeker onthouden?

De digitale infrastructuur die nodig is voor een vlotte samenwerking, zowel binnen uw boekhoudkantoor als met uw klanten, is gebaseerd op verschillende elementen:

1. Het formaat van de boekhoudkundige documenten die worden gebruikt om transacties te registreren:

• CODA’s, of bankafschriften in elektronische vorm
• Elektronische facturen, in PDF-formaat of, nog beter, compatibel met UBL (gestandaardiseerde elektronische facturen), evenals scans of PDF van andere documenten (BTW-ontvangsten, loonfiches, enz.).

2. De boekhoudsoftware zelf
3. Het permanente dossier van uw klant waarin u alle documenten centraliseert.
4. Uw projectmanagementsoftware, die u gebruikt om werk toe te wijzen en deadlines te beheren.

 

Welke untrusting?

Alvorens de software en de interconnectiemogelijkheden te bespreken, laten we eerst even kijken naar de eigenschappen van de ideale tools.

Om uw gegevens en applicaties op te slaan zijn er drie mogelijkheden:

• Een interne server die fysiek in uw kantoor wordt gehost: het voordeel is dat u alles onder controle heeft. Het nadeel is dat het aan u of uw IT-technicus is om mogelijke storingen te beheren.

 

• Een dedicated server gehuurd van een hostingprovider. Natuurlijk heeft u niet meer alles onder controle, maar u bent wel verlost van IT-kwesties. Controleer de SLA (Service Level Agreement) van uw contract, deze bepaalt zeer nauwkeurig de verplichtingen van de hostingprovider in geval van een storing.
• Opslag in de Cloud (Cloudbizz, Infoserv, OVH, Amazone, etc).

Uiteraard kunt u deze verschillende mogelijkheden combineren naar gelang uw behoeften.

 

Waarop moet u letten bij de keuze van uw apparatuur?

Ongeacht de gekozen oplossingen, overweeg ook om de volgende aspecten te controleren:

• Beveiliging: Zijn uw gegevens goed beschermd, bijvoorbeeld door middel van versleuteling? Zijn de servers beschermd tegen onderhoud en kwaadwillige indringing?
• Toegang: het aanmaken, verwijderen of opschorten van de toegang moet een snelle en eenvoudige handeling zijn. U moet in staat zijn om snel toegang te creëren voor een stagiair of een nieuwe werknemer, maar het belangrijkste is dat u de toegang kunt configureren of zeer snel kunt opschorten, in geval van ontslag of bij grove nalatigheid.
• Back-up: Wordt er regelmatig een back-up gemaakt van uw gegevens?
  In principe heeft u het antwoord op deze vraag. Er zijn echter maar weinig bedrijven die zich interesseren voor wat er al dan niet wordt opgeslagen tot het moment er zich effectief een probleem voordoet, d.w.z. wanneer het te laat is om het te corrigeren.

Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt? Bevat uw back-up de boekhouding? Zijn de documenten die een boeking rechtvaardigen ook effectief bij de boeking gevoegd? Dit zijn allemaal vragen die u zichzelf nu moet stellen om later problemen te voorkomen.

• Onderhoud: Is het eenvoudig om uw infrastructuur te onderhouden en uw software te updaten? Wie is hier verantwoordelijk voor en hoe vaak?

 

De keuze van een boekhoudsoftware...

Vandaag de dag heeft u veel keuzes: naast de tenoren zoals Winbooks, Bob en Expert/M, die een installatie op uw servers (of dedicated servers) vereisen, heeft u nu ook volledig online software, zoals Exact Online of Winauditor. Er is ook software waarvan de gegevens op de host worden opgeslagen, maar die op een PC moet worden geïnstalleerd, zoals Horus of Octopus.

Het maken van uw keuze zal afhangen van uw eigen voorkeuren. Het belangrijkste is dat ze een geautomatiseerde verwerking van CODA’s van de banken van uw klanten mogelijk maken, evenals elektronische documenten (bv. UBL-files). Sommige staan dit toe op voorwaarde dat u extra software installeert: voor Winbooks heeft u Virtual Invoice nodig en voor Bob, Bob-Demat. Sommige software stelt u in staat om naast de documenten zelf ook alle bewijsstukken bij te voegen die van belang zijn, bijvoorbeeld de e-mails van uw klanten met aanvullende gegevens over bepaalde operaties of een rechtvaardiging van hun aftrekbaarheid.
Wanneer u de keuze heeft, is dit de ideale optie: naast de eigenlijke boeking heeft u ook alle nodige elementen om het te verantwoorden.

Wees voorzichtig, karakterherkenning (OCR) is een waardevol hulpmiddel bij het coderen, maar zal de boekhouder of dossierbeheerder nooit volledig vervangen. Toch vergemakkelijkt de digitalisering duidelijk de codering: sommige van onze klanten konden dankzij de digitalisering van de boekhoudkundige documenten van een snelheid van 45 documenten per uur naar 60 documenten per uur gaan. Bovendien maakt de koppeling van de gedigitaliseerde documenten aan elke boeking een veel snellere controle mogelijk op het moment van de sluitingen en de btw-aangiften.

 

Hoe zit het met de CODA?

Elektronische rekeningafschriften zijn momenteel beschikbaar via twee bronnen: CodaBox en ISABEL.

Op termijn zal een wereld zonder CODA mogelijk zijn. De PSD2-richtlijn vereist immers dat banken software-uitgevers en gespecialiseerde spelers gemakkelijker toegang geven tot de bankgegevens van hun klanten. De verwachting is dan ook dat er in de nabije toekomst nieuwe oplossingen zullen ontstaan, met name – cocorico – bij Skwarel.

 

Projectmanagement voor... boekhouders

Vandaag de dag zijn er gespecialiseerde softwarepakketten, zoals Admin-is/Admin Pulse en FidManager. Hun rol is tweeledig:

• Waarschuwing voor deadlines en vertragingen
• U op de hoogte houden van de activiteiten binnen uw boekhouderkantoor a.d.h.v. dashboards

Wanneer het gaat om dashboards, zijn de oplossingen die de verschillende software-uitgevers aanbieden vaak zeer aanpasbaar… ten minste wanneer u de software kent. Ons advies: ga niet uit van bestaande sjablonen, maar ga uit van een blanco vel papier en denk na over wat uw ideale dashboard moet bevatten en hoe het er volgens u moet uitzien. Neem vervolgens contact op met de softwareleveranciers en vraag hen of een dergelijk dashboard haalbaar is. Dit zorgt ervoor dat u de software kiest die het beste bij uw behoeften past.

 

Het permanent dossier, in het hart van uw systeem...

Het permanent dossier is het centrale element van uw systeem: het moet u in staat stellen om alle informatie met betrekking tot uw klant op te slaan. Wanneer u gebruik maakt van Admin-is, Skwarel of FidManager, geven deze softwareprogramma’s u wat echt van belang is: een uniforme structuur voor al uw klanten. Wanneer u andere software gebruikt, let dan vooral op de uniformiteit. Hoe gestructureerder uw digitale dossiers zijn, des te gemakkelijker het voor u is om een nieuwe persoon in het team te integreren of de migratie naar een nieuw softwarepakket te organiseren.

 

Hoe zit het met de interact van uw klanten?

Idealiter zou uw klant dat moeten kunnen:

• Communiceer aan u zijn CODA (of regel met zijn bank de nodige toegang), zijn facturen en boekhoudkundige documenten.
• Bekijk deze elektronische documenten in zijn permanente dossier (zodat u niet hoeft te rennen om hem documenten te versturen als hij om een kopie vraagt).
• Toegang tot de rapporten van uw boekhoudsoftware, of zelfs het raadplegen van de boekingen (en gerelateerde documenten)

Een van de grote voordelen van Skwarel is dat het dit alles en nog veel meer mogelijk maakt, aangezien onze software ook uw team in staat stelt om vragen naar uw klanten te sturen en zo hun verwerking te centraliseren, en uw klanten om hun eigen vragen te stellen!

 

Eén tool of meerdere?

Sommige software biedt u alle bovengenoemde hulpmiddelen en functies. Anderen vertrouwen meer op de interconnectiemogelijkheden. Bij Skwarel zijn we meer een voorstander van onderling verbonden software. Waarom ondersteunen we onderling verbonden software? Voornamelijk omdat we geloven dat het beter is om niet al uw eieren in dezelfde mand te leggen. Wanneer u een softwarepakket kiest dat alle functies bevat, bent u afhankelijk van één leverancier. Wat moet u doen wanneer u niet tevreden bent met de richting die ze in de toekomst opgaan of wanneer hun prijzen te vaak omhooggaan? Veranderen zal een pak ingewikkelder zijn. Aan de andere kant, wanneer u meerdere onderling verbonden softwarepakketten gebruikt, zal het overstappen naar een van deze pakketten slechts een deel van uw systeem beïnvloeden.

 

Een laatste (wacht)woord

IT-beveiligingsexperts benadrukken regelmatig dat het belangrijkste aspect van beveiliging de onschendbaarheid van wachtwoorden is. En dat ze nergens opgeschreven mogen worden: in veel bedrijven schrijven werknemers hun wachtwoorden op post-it notities die op de achterkant van hun toetsenbord worden geplakt of, erger nog, in een klein wachtwoordboekje. Vermijd dit soort gedrag.

Wanneer u uitstekende wachtwoorden wenst, moeten ze moeilijk te lezen en te onthouden zijn (bijvoorbeeld: ?Sz;k|^8#@AM!Ey). Dus zelfs wanneer u het wachtwoord in het bijzijn van iemand invoert, zal deze het nooit kunnen onthouden. Hiervoor kunt u wachtwoordmanagers gebruiken. Deze softwareprogramma’s, waarvan de bekendste Dashlane, LastPass en 1Password zijn, zorgen ervoor dat uw wachtwoorden voor u worden onthouden. U hoeft slechts één wachtwoord te onthouden: hetgeen van uw wachtwoordmanager. Het zal vanzelf de nodige informatie in uw verbindingsvensters kopiëren. De “pro”-versies van deze software bieden u zelfs een optie die bijzonder geschikt is voor teamwerk: het delen van wachtwoorden gekoppeld aan bepaalde toepassingen of online diensten. Met andere woorden, u kunt uw inloggegevens veilig delen – lees: zonder ze te onthullen – via deze softwareprogramma’s. Uw teamleden hebben toegang tot de informatie die ze nodig hebben om bijvoorbeeld verbinding te maken met de verschillende sociale secretariaten, zonder dat u deze openbaar maakt.

 

En was na de lockdown?

Het inzetten van al deze hulpmiddelen of in ieder geval een aantal daarvan is nodig om uw boekhoudkantoor tijdens de lockdown te kunnen managen. Maar ze zijn ook nuttig achteraf: u hebt alle nodige infrastructuur opgezet om eenvoudig en veilig op afstand samen te werken met uw team en uw partners. Een enorme troef voor zowel werving als prospectie. U bent in alle opzichten een winnaar!