Fiduciaire de Wallonie: “Met Skwarel konden we twee vliegen in één klap slaan”
Een geluk bij een ongeluk, accountantskantoor Fiduciaire de Wallonie lanceerde haar digitaliseringsinitiatief begin 2020, vóór de coronaviruscrisis. Een terugblik met Valentin Roose (verantwoordelijke intern digitaliseringsproject) op een jaar dat uitzonderlijk was in meer dan één opzicht.
Tijdens de lancering van haar digitaliseringsproject maakte Fiduciaire de Wallonie, een accountantskantoor in regio Luik, al jaren gebruik van Skwarel. “Onze accountants maakten dus al gebruik van de applicatie, wat zeker gunstig was voor verdere digitale adoptie”, legt Valentin Roose, accountant en verantwoordelijk voor digitalisering, uit. “Maar er zijn twee andere factoren die ons ertoe hebben aangezet onze transformatie te starten.”
Interactie op afstand
Een eerste bepalende factor was de evolutie van het cliënteel van de fiduciair. “Eerst bevonden de meeste van onze klanten zich in regio Luik, vlak bij ons hoofdkantoor. Maar we zijn gestart met het verwelkomen van klanten in Charleroi, Brussel en Leuven. Met onze klanten uit Luik was het nauwelijks een probleem om op de ouderwetse manier samen te werken, denk maar aan klanten die hun documenten voor ons binnenbrachten of onze verkopers die ze bij hen thuis ophaalden. Voor de nieuwe klanten was het problematischer. Tegelijkertijd begonnen we ook te werken voor bedrijven in het buitenland die een dochteronderneming wilden openen in België. Bij hen was het eerder het rapportagedeel waar we een manier moest vinden om op afstand te werken.”
Twee vliegen in één klap met Skwarel
Veel freelancers en bedrijfsleiders begonnen ook eenvoudigere toegang te eisen voor informatie met betrekking tot hun boekhouding. Toen de reflectie rond de digitale transformatie van het accountantskantoor op gang kwam, bleek Skwarel de ideale technische oplossing. “Met Skwarel konden we een antwoord bieden op deze ontwikkelingen”, zegt Valentin Roose. “Skwarel is in feite één van de weinige systemen die het mogelijk heeft gemaakt om zowel de aankomst van informatie in digitale vorm te verwerken als om onze klanten directe toegang te geven tot de financiële informatie van hun onderneming. Om nog maar te zwijgen over het feit dat deze software ons ook in staat stelde om de interne samenwerking efficiënter te organiseren. Als je daaraan toevoegt dat het Skwarel-team ons zou kunnen helpen onze klanten te overtuigen en hen te ondersteunen bij hun transitie, hadden we echt alle reden om met hen aan de slag te gaan.”
« De trigger? Onze verhuizing. »
Maar de echte doorslag voor de beslissing om de digitale transformatie van accountantskantoor Fiduciaire de Wallonie te starten, was haar verhuizing. “In onze oude kantoren combineerde we een digitaal deel, met klanten die dat wilden, en een meer traditionele organisatie voor het merendeel van onze klanten. Dus we hadden muren gevuld met archiefkasten van vloer tot plafond. Het vooruitzicht om deze archieven in enkele tientallen dozen over te brengen om ze naar ons nieuwe kantoor te vervoeren, was niet bepaald een leuk vooruitzicht. We gingen dus uit van het principe dat we na de verhuizing een ‘papierloze’ organisatie wilden: geen sprake van het verder werken met archiefkasten.”
De eerste fase van de digitale transformatie, gelanceerd op 1 januari 2020, bestond daarom uit het inscannen van een enorme golf boekhoudkundige documenten van klanten. “We hebben alles gedigitaliseerd en alle archieven teruggestuurd naar onze klanten.”
Eerst de scan, vervolgens de interactie
Gevolg van deze eerste stap: er moest een manier worden gevonden om de klanten van accountantskantoor Fiduciaire de Wallonie over te halen hun boekhoudkundige documenten te scannen in plaats van ze traditioneel naar het kantoor te brengen. “Er wordt aangenomen dat het eenvoudig is, maar in werkelijkheid zijn veel mensen nog steeds zeer terughoudend, of niet genoeg vertrouwd met digitale hulpmiddelen. We hebben besloten om deze groep van klanten de mogelijkheid te bieden hun documenten fysiek te blijven aanleveren, maar ze moeten dan wel bij de receptie wachten tot ons team ze scant en terugbezorgt.” Het team van Valentin Roose besloot om te beginnen met deze ‘scanfase’ voordat het zijn klanten de mogelijkheid bood hun dossier via Skwarel te kunnen raadplegen. “Het gaf ons ook tijd om de interne processen te managen.”
Gaspedaal
Bij het lanceren van deze campagne rond scannen en het starten van de overgang naar een communicatie over klantendossiers binnen Skwarel, was het team er nog niet zeker van dat de overgang echt alle klanten zou aangaan. Maar de quarantaine heeft de situatie snel veranderd. “Door de quarantaine en het niet in staat zijn om ons hun documenten te brengen of hun zaken te bespreken, realiseerden zelfs onze meest terughoudende klanten zich dat ze niet langer veel keuze hadden wanneer ze een up-to-date boekhouding en een dynamische discussie over hun huidige situatie wensten. In een paar weken tijd zijn we van vijftig bestanden op Skwarel naar meer dan 150 gegaan!”
“Wat onze medewerkers betreft, zij begonnen de praktische kant van Skwarel te waarderen om documenten terug te vinden en om als een team te discussiëren over boekhoudkundige operaties. Om nog maar te zwijgen over het feit dat we nu enkel over digitale processen beschikken, waardoor we heel gemakkelijk telewerken konden opzetten. We gebruikten Teams intern, zowel voor vergaderingen, maar ook om informatie uit te wisselen over alles dat niet strikt met de boekhouding te maken had, zoals belastingzaken of de rapportagebehoeften van bepaalde klanten. U moet weten dat we intern georganiseerd zijn in kleine teams rond een paar klanten. Elk team heeft een senior accountant, een junior accountant, een coördinator en incidentele sprekers (lees: fiscalisten, advocaten, management controllers, etc.) en dat we dus ook discussies voeren die minder gerelateerd zijn aan het inboeken van operaties. Maar we brachten in Skwarel alles samen dat direct gerelateerd is aan de boekhouding van onze klanten. Na de quarantaine kwamen veel van onze medewerkers nog maar sporadisch naar kantoor, voornamelijk voor belangrijke vergaderingen. De beperkingen die onlangs zijn ingevoerd, hebben daarom nauwelijks invloed gehad op onze professionele activiteiten.”
Ondersteuning klanten en medewerkers
Als de oud-medewerkers al ervaring hadden met Skwarel en digitale tools, dan was dat niet per se het geval voor medewerkers die in 2020 werden aangenomen. “Voor deze nieuwe rekruten hebben we een systeem opgezet waarbij verschillende ‘peters’ en ‘meters’ hen een handje zullen helpen bij de ingebruikname van digitale tools waarmee ze niet vertrouwd zijn. Daarnaast stelt de onze interne werkorganisatie ons ook in staat elkaar te helpen en te trainen binnen de teams.”
Aan de klantzijde, kon accountantskantoor Fiduciaire de Wallonie rekenen op de hulp van Skwarel. “We hebben intern een kleine procedure ontwikkeld in pdf-formaat, met screenshots en een stap-voor-stap handleiding voor de verschillende bewerkingen op de omgeving van de klant. Lionnelle, onze verantwoordelijke en tevens aanspreekpunt voor Franstalige klanten bij Skwarel, stuurde ons ook een reeks korte video-tutorials en templates van uitnodigingsmails om aan onze klanten aan te bieden. Ze liet ons ook zien hoe we de Skwarel-smartphone-app moesten gebruiken, welke erg handig is voor klanten met veel onkostennota’s.”
Tevreden klanten
Vandaag zijn de klanten van Fiduciaire de Wallonie zeer tevreden over Skwarel. Sommigen gebruiken de applicatie zelfs zeer uitgebreid en hebben elke dag contact met hun accountant. “Voor hen hebben we de optie Permanent Dossier geactiveerd, een van de voordelen van de Pro-versie van Skwarel. Dit permanent dossier laat onze klanten toe om informatie op te slaan in Skwarel met betrekking tot hun onderneming: statuten, contracten, overeenkomsten met banken, enz. Voor deze klanten wordt Skwarel dan ook langzamerhand een hulpmiddel voor dagelijks beheer, een virtuele uitbreiding van hun eigen ondernemingskantoor.”
Aan de rapporteringskant heeft accountantskantoor Fiduciaire van Wallonie zich zo georganiseerd dat de klantenrekeningen elke maand volledig worden bijgewerkt, en zet ze haar inspanningen voort om nog sneller up-to-date te zijn. “Veel van onze klanten stellen het op prijs om deze informatie te hebben en deze doorlopend te gebruiken”, merkt Valentin Roose op.
Skwarel? Een project onder anderen!
Ook al is de digitale overgang vandaag een succes, het is zeker niet het enige lopende project binnen het Waalse accountantskantoor. “We hebben een multidisciplinair team van een dertigtal medewerkers: vijftien accountants, vier managementcontrollers, twee advocaten, drie fiscalisten… Naast de functionele teams werken er ook teams aan projecten om onze algemene werking te verbeteren. Naast de digitale overgangen hebben we bijvoorbeeld een project om boekhoudkundige procedures en regels te standaardiseren, en een ander project gericht op de implementatie van een efficiëntere factureringstool dan ons huidige systeem.” Een geest van continue verbetering die zeker heeft bijgedragen tot het succes van de digitale transformatie.