Skwarel Digital challenge: les outils de la digitalisation
Le webinaire de cette deuxième semaine était consacré à l’infrastructure digitale et aux outils informatiques nécessaires pour bien gérer la digitalisation des documents comptables. Que faut-il en retenir?
L’infrastructure digitale nécessaire à une collaboration sans entraves, tant au sein de votre fiduciaire qu’avec vos clients, repose sur plusieurs éléments:
1. Les documents comptables qui serviront à l’enregistrement des opérations:
- Les CODA, ou extraits bancaires sous forme électronique
- Les factures électroniques, au format PDF ou, mieux encore, compatible UBL (factures électroniques standardisées) ainsi que les scans ou PDF d’autres documents (souches TVA, fiches de paie…)
2. Le logiciel comptable proprement dit
3. Le dossier permanent de votre client dans lequel vous centraliserez tous les documents
4. Votre logiciel de gestion de projets, qui vous servira à répartir le travail et à gérer les échéances.
Quel équipement?
Avant d’aborder la question des logiciels et des possibilités d’interconnexion, attardons-nous un instant sur les caractéristiques de l’équipement idéal.
Pour stocker vos données et vos applications, il existe trois possibilités:
- Un serveur interne physiquement hébergé dans vos bureaux: l’avantage est que vous contrôlez tout. C’est aussi l’inconvénient, puisque ce sera à vous ou à votre technicien IT de gérer les pannes.
- Un serveur dédié loué auprès d’un hébergeur. Certes, vous ne contrôlez plus tout, mais vous êtes débarrassé(e) des questions IT. Vérifiez le SLA (service level agreement) de votre contrat, il stipule très précisément les obligations de l’hébergeur en cas de panne.
- Un stockage dans le cloud (Cloudbizz, Infoserv, OVH, Amazon, etc).
Naturellement, vous pouvez combiner ces différentes possibilités en fonction de vos besoins.
À quoi faire attention dans le choix de votre équipement?
Quelles que soient les solutions retenues, pensez à vérifier les aspects suivants:
- Sécurité: vos données sont-elles bien protégées, par exemple grâce à un système de cryptage? Les serveurs sont-ils protégés contre les aléas de maintenance et contre les intrusions malignes?
- Accès: créer, retirer ou suspendre un accès doit être une opération simple et rapide. Vous devez pouvoir rapidement créer un accès pour un stagiaire ou un nouvel employé, mais surtout, il est critique de pouvoir suspendre très rapidement un accès, en cas de licenciement ou même de faute lourde.
- Backup: vos données font-elles l’objet d’une sauvegarde régulière? En principe, vous avez la réponse à cette question. En revanche, peu d’entreprises s’intéressent à ce qui est sauvegardé avant de se trouver devant un problème, c’est-à-dire avant qu’il ne soit trop tard pour corriger le tir. À quel fréquence le backup a-t-il lieu? Votre backup contient-il les opérations comptables? Les documents qui justifient une écriture sont-ils bien eux aussi annexés à l’écriture? Autant de questions à vous poser maintenant pour éviter les ennuis plus tard.
- Maintenance: l’entretien de votre infrastructure et la mise à jour de vos logiciels sont-ils faciles? Qui s’en charge et à quelle fréquence?
Quel logiciel comptable choisir?
Aujourd’hui, vous avez l’embarras du choix: à côté des ténors comme Winbooks, Bob, et Expert/M, qui requiert une installation sur vos serveurs (ou vos serveurs dédiés), vous avez aujourd’hui des logiciels entièrement en ligne, comme Exact Online ou Winauditor. Il existe aussi des logiciels pour lesquels les données sont stockées chez l’hébergeur mais qui requièrent une installation sur PC, comme Horus ou Octopus.
Faire votre choix dépendra de vos propres préférences. L’important est surtout qu’ils permettent les traitements automatisés des CODA en provenance des banques de vos clients, ainsi que des documents électroniques. Certains le permettent à condition d’installer un logiciel supplémentaire: pour Winbooks, vous devrez vous équiper de Virtual Invoice et pour Bob, de Bob-Demat. Certains logiciels permettent d’annexer, outre les pièces elles-mêmes, tous les documents justificatifs qui auraient de l’intérêt, par exemple les emails de vos clients avec des détails supplémentaires sur certaines opérations ou une justification de leur déductibilité. C’est l’option idéale si vous avez le choix: vous aurez ainsi, à côté de l’écriture proprement dite, tous les éléments nécessaires pour la justifier.
Attention, la reconnaissance de caractères (OCR) est une aide précieuse à l’encodage, mais ne remplacera pas entièrement ce dernier. Cela dit, la digitalisation facilite clairement l’encodage: certains de nos clients ont pu passer d’une vitesse de 45 documents par minute à 60 documents par heure grâce à la digitalisation des pièces comptables. Sans compter que l’association des documents digitalisés à chaque écriture permet une vérification beaucoup plus rapide au moment des clôtures et des déclarations TVA.
Et les CODA?
Les extraits de compte électronique sont actuellement disponibles via deux sources: CodaBox et ISABEL.
D’ici quelque temps, un monde sans CODA sera possible. En effet, la directive PSD2 impose aux banques de permettre aux éditeurs de logiciels et aux acteurs spécialisés d’accéder plus facilement aux données bancaires de leurs clients. De nouvelles solutions devraient donc voir le jour prochainement, notamment — cocorico — chez Skwarel.
Le project management pour les… fiduciaires
Il existe aujourd’hui des logiciels spécialisés, comme Admin-is/Admin Pulse et FidManager. Leur rôle est double:
- Vous avertir des échéances et des retards
- Vous offrir un tableau de bord pour rester au courant de l’activité de votre fiduciaire.
En matière de tableau de bord, les solutions proposées par les différents éditeurs de logiciels sont souvent très adaptables… si vous connaissez le logiciel. Notre conseil: plutôt que de partir des templates existants, partez d’une feuille blanche et réfléchissez à ce que devrait contenir votre tableau de bord idéal. Contactez ensuite les éditeurs de logiciel pour leur demander si un tel tableau de bord est réalisable. Vous serez ainsi certain(e) de choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins.
Pour tout ce qui concerne les échéances comptables et fiscales, privilégiez un outil de collaboration pour les échéances: FidManager, Admin-is, Admin-Pulse, etc.
Le dossier permanent est l’élément central de votre système: il doit vous permettre de stocker toutes les informations liées à votre client. Si vous utilisez Admin-is, Skwarel ou FidManager, ces logiciels vous imposeront l’essentiel: une structure uniforme pour tous vos clients. Si vous utilisez un autre logiciel, faites particulièrement attention à l’uniformisation. Plus vos dossiers électroniques seront structurés, plus il vous sera facile d’intégrer une nouvelle personne dans l’équipe ou d’organiser la migration vers un logiciel.Le dossier permanent, au cœur de votre système
Et l'interaction avec vos clients?
Idéalement, votre client doit pouvoir:
- Vous communiquer ses CODA (ou arranger avec sa banque les accès nécessaires), ses factures et ses pièces comptables
- Consulter ces documents électroniques dans son dossier permanent (comme ça, vous ne devrez plus courir pour lui envoyer des documents lorsqu’il en demande une copie)
- Accéder aux rapports issus de votre logiciel comptable, voire consulter les écritures (et les pièces qui y sont liées)
Un des grands avantages de Skwarel est permettre tout cela, et plus encore, puisque notre logiciel propose aussi à votre équipe d’envoyer des questions à vos clients et de centraliser ainsi leur traitement, et à vos clients de poser leurs propres questions!
Un seul outil ou plusieurs?
Certains logiciels proposent l’ensemble des outils et fonctionnalités énoncés ci-dessus. D’autres misent plutôt sur les possibilités d’interconnexion. Chez Skwarel, nous sommes plutôt partisans des logiciels interconnectés. Pourquoi? Principalement parce que nous considérons qu’il vaut mieux éviter de mettre tous vos œufs dans le même panier. Si vous choisissez un logiciel regroupant toutes les fonctionnalités, vous dépendez d’un seul fournisseur. Que faire si les orientations qu’il décide pour l’avenir ne vous conviennent pas ou qu’il augmente ses prix de manière exagérée? Changer sera plus compliqué. En revanche, si vous utilisez plusieurs logiciels interconnectés, changer d’éditeur pour un de ces logiciels n’affectera qu’une partie de votre système.
Un dernier mot... de passe
Les spécialistes de la sécurité informatique insistent régulièrement sur la question: l’essentiel de la sécurité repose sur l’inviolabilité des mots de passe. Et le fait de ne les noter nulle part: dans de nombreuses entreprises, certains collaborateurs les inscrivent sur des post-it collés au dos de leur clavier ou pire, dans un petit carnet à mots de passe. Faites la chasse à ce genre de comportement.
Si vous voulez de bons mots de passe, ils doivent être difficiles à lire et à retenir (par exemple: ?Sz;k|^8#@AM!Ey). Ainsi, même si vous entrez le mot de passe devant quelqu’un, il ne pourra jamais le retenir. Vous non plus, objecterez-vous. C’est là qu’interviennent les gestionnaires de mots de passe. Ces logiciels, dont les plus connus sont Dashlane, LastPass et 1Password, se chargent de les retenir pour vous. Vous n’avez qu’un mot de passe à retenir: celui de votre gestionnaire. Il copiera lui-même les informations nécessaires dans vos fenêtres de connexion. Les versions « pro » de ces logiciels vous proposent même une option particulièrement adaptée au travail en équipe: le partage de mots de passe liés à certaines applications ou services en ligne. En clair, vous pouvez partager vos informations de connexion de manière sécurisée — lire, sans les dévoiler — à travers ces logiciels. Les membres de votre équipe ont ainsi accès aux informations dont ils ont besoin pour se connecter aux différents secrétariats sociaux, par exemple, sans que vous les divulguiez.
Et après le confinement?
Mettre tous ces outils en place, ou en tout cas une partie d’entre eux est nécessaire pour gérer votre fiduciaire pendant le confinement. Mais ils ont aussi leur intérêt par après: vous aurez mis en place toute l’infrastructure nécessaire pour collaborer à distance avec votre équipe et vos collaborateurs, facilement et en toute sécurité. Un atout énorme tant pour le recrutement que pour la prospection. Vous voilà gagnant(e) sur tous les tableaux!