U hebt de grote stap gewaagd : uw boekhoudkantoor digitaliseren, en dat is een uitstekende beslissing. Om dit te doen moet u nu uw klanten overtuigen hun scans door te sturen. Maar hoe lukt dat?

 

Steeds meer boekhoudkantoren werken op digitale manier. De voordelen van het digitaliseren van boekhoudmateriaal zijn veelvoudig. Maar u moet uw klanten eerst overtuigen om  slechts digitale bestanden door te sturen. Dat is gemakkelijker dan het klinkt : zij hebben er zelf baat bij om over te gaan naar een digitale manier van werken. Bewijs nodig?

 

1°) Niet meer nodig om zich te verplaatsen

Uw klanten zullen hun boekhoudingsdocumenten niet meer komen brengen of posten : ze moeten slechts via uw boekhoudsoftware inloggen en de bestanden doorsturen, of zelfs maar een mailtje door te sturen. Naarmate ze het geregeld zullen doen, sparen ze heel wat tijd op.

 

2°) Niet meer nodig zich in een sneltempo in beweging te moeten geraken voor grote deadlines

De maandelijkse of trimestriële aangiftes, de sluiting van de jaarlijkse rekeningen, zoveel deadlines die uw klanten doen panikeren. Die periodieke “rush” is stresserend, zowel voor uw klanten als voor u. Door u regelmatig zijn boekhoudingsdocumenten te sturen wanneer ze aankomen, zal uw klant de werklast van rond grote deadlines kunnen verkleinen. Dat zal de kans om een boekhouding dat voor termijn werd ingediend, verhogen.

 

3°)Bestanden 24u/24u online beschikbaar

Het grote voordeel van digitalisering is het gemak om aan de bestanden te geraken. Ze zullen dan op servers of beveiligde clouds opgeslagen zijn. Uw klant zal er dan steeds op kunnen wanneer hij het wenst. Dit is de kers op de taart, want u zal meteen geen kopie van zijn facturen moeten sturen.

 

4°)Een boekhouding dat sneller up to date is

Als uw klant u regelmatig zijn boekhoudingsdocumenten doorstuurt zult u zijn boekhouding ook sneller kunnen updaten. Dat zal er niet enkel voor zorgen dat u beide minder stress zullen hebben op het einde van een maand of trimester, maar hij zal ook sneller van geüpdate rekeningen kunnen genieten. U zult dan de opportuniteit krijgen zijn verplichte boekhouding te kunnen veranderen in een beheersinstrument.

 

5°)De leveranciers van uw klanten gaan ook digitaliseren

Digitaliseren vraagt ook minder moeite dan het klinkt. De meeste bedrijven sturen vanaf nu facturen in PDF-formaat. Velen verkiezen die manier zelfs omdat ze de afdrukskosten en andere lasten niet meer bestaan. Uiteindelijk zullen de klanten merken dat ze zelf slechts een paar facturen en restaurantrekeningen zullen moeten scannen.

“Telkens ik een opleiding geef, druk in op één cruciaal punt na: de basis van dematerialisatie ligt bij de klant, niet in het boekhoudkantoor.
Als u zelf de boekhouddocumenten van uw klanten scant zal u veel tijd verliezen en zowel u als uw klant zullen de voordelen van digitalisering niet ten volste kunnen gebruiken. Als u de argumenten om uw klanten te overtuigen begrijpt en kunt doorgeven, dan hebt u al een hele stap in de richting van een volledige digitalisering van uw kantoor gemaakt.”

Philippe Denis, CEO van Skwarel