Objectif zéro mail pour les fiduciaires!
L’email est un des plus grands progrès de la digitalisation, et son plus grand inconvénient. Au point qu’aujourd’hui de plus en plus de solutions existent pour s’en passer presque entièrement !
Selon un rapport du groupe Radicati, pas moins de 112.5 milliards d’emails professionnels ont été échangés chaque jour à travers le monde durant l’année 2015, ce qui représente une moyenne de 122 emails professionnels par personne et par jour. De plus, d’après une étude du consultant McKinsey, les travailleurs de la connaissance (comme les comptables) passent en moyenne 28% de leur temps de travail à lire leurs emails, à y répondre et à les classer.
L’e-mail: pas optimal pour le comptable
Les comptables ne font pas exception à la règle. Vous recevez une quantité incroyable d’e-mails de vos clients et de vos collègues. L’utilisation de l’e-mail recèle de nombreux inconvénients:
- au bout de quelques échanges, il devient très compliqué de retrouver le fil des discussions dans votre programme de mails;
- entre les discussions avec vos clients et vos collègues,vous multipliez les occasions de perdre les informations utiles;
- lorsqu’un collaborateur est absent, il vous est difficile d’accéder à ses emails, et donc d’effectuer le suivi du dossier;
- si vous travaillez à plusieurs sur le même dossier, il est impossible, à moins d’un effort supplémentaire, de centraliser les informations en un seul endroit;
- l’interruption constante par les emails et la nécessité de procéder à un classement finit par vous prendre un temps précieux.
La solution: cesser d’utiliser l’email
De plus en plus d’entreprises réfléchissent aujourd’hui aux moyens de diminuer drastiquement le nombre d’emails envoyés et reçus par leurs collaborateurs. Grâce aux différentes applications web collaboratives, c’est aujourd’hui possible.
En effet, en utilisant une application web spécialisée pour processus métier, les informations utiles à chaque collaborateur se retrouve centralisées à l’intérieur de celle-ci : plus besoin de s’envoyer des mails. Certaines solutions permettent même de donner un accès au client – tout en contrôlant ce que ce dernier peut voir. Si une telle solution permet de diminuer drastiquement le nombre d’emails échangés tant entre collaborateurs qu’avec les clients, son principal bénéfice est surtout la centralisation des informations échangées dans un seul endroit accessible à tous les collaborateurs.
Comme exemple, la multinationale Atos en a fait son cheval de bataille. Ils ont décidé de mettre en place une culture du Zero mail et en faire une priorité. Pour y arriver, l’entreprise s’est équipée d’un réseau social d’entreprise et surtout, elle a changé le comportement de travail de ses employés.
« Le plus grand avantage de la digitalisation réside, paradoxalement, ailleurs que dans la simple dématérialisation. Centraliser les informations en un seul endroit et les partager avec toutes les parties intéressées est pour moi à la fois l’élément essentiel d’une digitalisation bien comprise et son principal avantage !
Nous avons constaté que les comptables perdent énormément de temps à écrire des mails à leurs clients pour nettoyer les dossiers. De plus, ils sont inondés de mails en provenance de leurs clients. Pour les aider, nous avons développé un système de messagerie collaborative qui permet de réduire le nombre de mails échangés entre eux et leurs clients. »
Philippe Denis, CEO de Skwarel