Hasard du calendrier, la Fiduciaire de Wallonie a lancé son initiative de digitalisation au tout début de l’année 2020, avant la crise du coronavirus. Retour sur une année exceptionnelle à plus d’un titre avec Valentin Roose, qui a géré le projet de digitalisation.

Au moment de lancer son projet de digitalisation, la Fiduciaire de Wallonie, un bureau comptable de la région liégeoise, utilisait déjà Skwarel depuis plusieurs années. “Nos comptables utilisaient donc déjà l’application, ce qui a certainement favorisé son adoption”, précise Valentin Roose, expert comptable et responsable de la digitalisation. “Mais ce sont deux autres facteurs qui nous ont poussés à nous engager à entamer notre transformation.”

Interagir à distance

Un premier facteur déterminant a été l’évolution de la clientèle de la fiduciaire. “Au départ, l’essentiel de notre clientèle était située dans la région liégeoise, près de notre siège. Mais nous avons commencé à accueillir des clients situés à Charleroi, Bruxelles ou Louvain. Avec nos clients liégeois, ce n’était guère un problème de fonctionner à l’ancienne, avec des clients qui viennent nous apporter leurs pièces ou nos commerciaux qui passent les récupérer chez eux. Pour ces nouveaux clients, c’était plus problématique. Parallèlement, nous avons aussi commencé à travailler pour des sociétés basées à l’étranger et désireuses d’ouvrir une filiale en Belgique. Avec eux, c’était plutôt la partie reporting qui imposait de trouver une manière de travailler à distance.”

D’une pierre deux coups avec Skwarel

Beaucoup d’indépendants et de chefs d’entreprise commençaient aussi à demander un accès plus facile aux infirmations liées à leur comptabilité. Lorsque la réflexion autour de la transformation digitale du bureau comptable s’est déclenchée, Skwarel est apparu comme la solution technique idéale. “Avec Skwarel, nous pouvions apporter une réponse à ces deux évolutions”, explique Valentin Roose. “Skwarel est en effet un des seuls systèmes qui permettait à la fois de traiter l’arrivée d’informations sous forme digitale, et de permettre à nos clients un accès direct à l’information financière de leur entreprise. Sans compter que ce logiciel nous permettait aussi d’organiser la collaboration interne de manière plus efficace. Si vous ajoutez à ça que l’équipe de Skwarel pouvait nous aider à convaincre nos clients et à les accompagner dans leur transition, nous avions vraiment toutes les raisons de nous lancer avec eux.”

« Le facteur déclencheur? Notre déménagement »

Mais le véritable catalyseur de la décision de démarrer la transformation digitale de la Fiduciaire de Wallonie a été son déménagement. “Dans nos anciens bureaux, notre organisation combinait une partie digitale, avec les clients qui le souhaitaient, et une organisation plus traditionnelle, pour la majorité de nos clients. Nous avions donc des murs remplis de classeurs du plancher au plafond. La perspective de transférer ces archives dans plusieurs dizaines de cartons pour les transporter dans nos nouveaux bureaux n’était guère enthousiasmante. Du coup, nous sommes partis du principe qu’après le déménagement, nous voulions une organisation “paperless”: hors de question de continuer à travailler avec des classeurs.”

La première étape de la transformation digitale, lancée le 1^er janvier 2020, a donc consisté en une énorme vague de scanning des documents comptables de tous les clients. “Nous avons tout numérisé et nous avons renvoyé leurs archives à nos clients.”

D’abord le scan, ensuite l’interaction

Corollaire de cette première étape: il fallait trouver un moyen de persuader les clients de la Fiduciaire de Wallonie de scanner leurs pièces comptables au lieu de les apporter au bureau comme ils en avaient l’habitude. “On croit que c’est simple, mais en réalité beaucoup de gens sont encore très réticents, ou pas assez familiarisés avec les outils informatiques. Même un outil aussi simple que la Demat Box, un scanner avec un seul bouton qui permet d’envoyer directement les documents dans Skwarel en rebutait certains. Nous avons décidé de proposer à ces clients-là de continuer à apporter leurs documents, mais d’attendre à la réception le temps que notre équipe les scanne et les leur restitue.”
L’équipe de Valentin Roose a décidé de commencer par cette partie “scanning” avant de proposer à ses clients d’interagir sur leur dossier via Skwarel. “Ça nous laissait aussi le temps d’organiser la transformation interne”.

Coup d’accélérateur

Au moment de lancer cette campagne autour du scanning et d’entamer la transition vers une communication sur les dossiers clients au sein de Skwarel, l’équipe n’était pas encore certaine que la transition concernerait vraiment tous les clients. Mais le confinement est venu changer la donne. “Avec le confinement et l’impossibilité de passer dans nos bureaux pour nous apporter leurs documents ou discuter de leur dossier, nos clients les plus réticents ont réalisé qu’ils n’avaient plus trop le choix s’ils voulaient une comptabilité à jour et des échanges dynamiques au sujet de leur comptabilité. En quelques semaines, nous sommes passés d’une cinquantaine de dossiers sur Skwarel à plus de 150!”
“Quant à nos collaborateurs, ils ont commencé à apprécier le côté pratique de Skwarel pour retrouver les documents et discuter en équipe sur les opérations comptables. Sans compter que le fait de n’avoir plus que des flux digitaux nous a permis de mettre en place très facilement le télétravail. Nous avons utilisé Teams en interne, à la fois pour les réunions, mais aussi pour échanger des informations sur tout ce qui n’était pas strictement lié à la comptabilité, comme les questions fiscales ou les besoins de reporting de certains clients. Il faut savoir que nous sommes organisés en petites équipes centrées autour de quelques clients. Chaque équipe compte un comptable senior, un comptable junior, un coordinateur et des intervenants ponctuels (ndla : fiscalistes, juristes, contrôleurs de gestions, etc.) et que nous avons donc aussi des discussions moins liées à l’enregistrement des opérations. Mais nous avons rapatrié dans Skwarel tout ce qui était directement lié à la comptabilité de nos clients. Après le déconfinement, beaucoup de nos collaborateurs ne passaient plus qu’épisodiquement au bureau, essentiellement pour les réunions importantes. Les restrictions mises en place récemment n’ont donc que très peu affecté notre fonctionnement.”

Accompagner clients et collaborateurs

Si les anciens collaborateurs avaient déjà une expérience de Skwarel et des outils digitaux, ce n’était pas nécessairement le cas des collaborateurs engagés en 2020. “Pour ces nouvelles recrues, nous avons mis en place un système où plusieurs parrains vont les aider à prendre en main les outils digitaux qui ne leur sont pas familiers. Par ailleurs, l’organisation du travail chez nous permet aussi de s’entraider et de se former au sein des équipes.”
Du côté des clients, La Fiduciaire de Wallonie a pu compter sur l’aide efficace de Skwarel. “Nous avons élaboré en interne une petite procédure au format PDF, avec des captures d’écran et un mode d’emploi pas-à-pas pour les différentes opérations. Lionnelle, notre chargée de relation chez Skwarel, nous a aussi transmis une série de liens vers des petites vidéos tutorielles en ligne. Elle nous a aussi montré comment utiliser l’application Skwarel pour smartphone, qui est très pratique pour les clients qui ont beaucoup de notes de frais.”

Des clients satisfaits

Aujourd’hui, les clients de la Fiduciaire de Wallonie sont très satisfaits de Skwarel. Certains utilisent même l’application de manière très poussée, et interagissent tous les jours avec les comptables. “Pour eux, nous avons activé l’option Dossier Permanent, qui est un des avantages de la version Pro de Skwarel. Ce dossier permanent permet à nos clients de stocker dans Skwarel les informations liées à la société: statuts, contrats, conventions avec les banques… Pour ces clients-là, Skwarel devient donc peu à peu un outil de gestion quotidienne, une extension virtuelle de leur bureau.”
Côté reporting, la Fiduciaire de Wallonie s’est organisée pour que la comptabilité des clients soit complètement mise à jour tous les mois, et poursuit ses efforts pour être encore plus rapidement à jour. “Beaucoup de nos clients apprécient d’avoir ces informations et les utilisent de manière récurrente”, note Valentin Roose.

Skwarel? Un projet parmi d’autres!

Si la transformation digitale est aujourd’hui un succès, elle est loin d’être le seul projet en cours au sein de la fiduciaire de Wallonie. “Nous avons une équipe multidisciplinaire d’une trentaine de collaborateurs: quinze comptables, quatre contrôleurs de gestion, deux juristes, trois experts fiscaux… Outre les équipes fonctionnelles, nous avons aussi des équipes qui travaillent sur des projets d’amélioration de notre fonctionnement. À côté de la transformation digitale, nous avons par exemple un projet d’uniformisation des procédures et des règles de comptabilisation, et un autre projet centré sur la mise en place d’un outil de facturation plus performant que notre système actuel.” Un esprit d’amélioration permanente qui a certainement contribué au succès de la transformation digitale.