Seco & Partners, boekhoudkantoor in Bierges. 

In juni 2016 beslist het boekhoudkantoor Seco & Partners om te digitaliseren om meer ruimte te geven voor het raadgeven van hun klanten.

Sinds het ontstaan van zijn boekhoudkantoor is Luc Janssen er van overtuigd dat het aspect van het raporteren en het raadgeven de basis van de relatie met de klan zijn. “Onze diensten zijn gefocusd op het raadgeven en niet meer zozeer op het heel eenvoudig leveren van heel basieke boekhoudkundige diensten zoals het indienen van BTW-aangiftes en het voorbereiden van de jaarrekeningen” legt Luc Janssen uit. “Voor onze klanten bereiden we managementdashboards aan en maken we gebruik van analytische boekhouding om hen te helpen begrijpen van waar hun winst komt, en daarbij geven we uiteraard ook raad gebaseerd op de resultaten.”

Digitalisatie van de rapporten

“Sinds twee of drie jaar zijn we progressief bezig aan een digitalisering van ons kantoor”, vertelt onze gesprekspartner. “Sinds vorig jaar gebruiken we bijvoorbeeld EMAsphere om het voorbereiden van de dashboards voor onze grote klanten te automatiseren. SKWAREL biedt ons een perfecte complement aan die oplossing : een manier om zelfs aan onze kleinste klanten een georganiseerd en gestructureerd geheel aan sleutelcijfers op een digitale manier aan te bieden.”

Progressive transitie in het boekhoudkantoor…

“Het boekhoudkantoor werkt vandaag aan de digitalisering van het geheel van de procedures binnen het kantoor. “Anvankelijk werkten we nog veel met papier. We hebben BOB-demat nu bij onze klanten geïnstalleerd, maar we nu hebben we nog steeds het reflex om vele documenten af te printen voor we ze coderen. Dit is zeker één van onze verbeterpuntjes. “

“Maar deze transitie moet stapsgewijs gebeuren: in het begin liepen mijn mederwerksters bijvoorbeeld niet echt warm om met een nieuwe tool te werken. Ik ben dus zelf begonnen met werken op twee of drie dossiers. Zo heb ik hen de voordelen van deze manier van werken kunnen tonen en uitleggen. Nu zie ik dat ze het zelf onder handen nemen en gebruiken. Een heel belangrijke pluspunt van zo’n methode is dat ze op afstand kunnen werken. Ze kunnen dus thuis beginnen werken en later afkomen en de files vermijden, of ze kunnen thuis blijven wanneer hun kinderen ziek zijn. Vandaag zijn zij het die vragen om meer klanten over te brengen naar SKWAREL.”

“Zelf ondervind ik ook de commerciële opportuniteiten dat het teweeg heeft gebracht. Niet zo lang geleden heb ik een klant moeten wijgeren omdat hij in Malmédy actief was en dat het voor te veel logistieke problemen zou zorgen. Maar met de dematerialisatie dat SKWAREL met zich brengt kunnen we nu probleemloos met klanten die verder wonen werken. “

… en bij de klanten

Zelf al is de meerderheid van de klanten van Seco Partners al gesensibilseerd op het digitale, gebeurde de transitie geleidelijk aan. “We hebben het geluk weinig klanten te hebben die zelfstandig zijn en die ons hun documenten in kleine mappen of in schoenendozen komen brengen. De meesten onder hen zijn al gesensibiliseerd voor het digitaal en willen ook zelf overstappen. Maar ze zijn daarentegen wat aarzelend voor wat de CODA, de elektronische gestandaardiseerde bankuitreksels, betreft. “

“Vandaag raad ik hen allen sterk aan om over te gaan naar SKWAREL en de CODA, al blijven ze vrij te kiezen. Iedereen is ook niet even enthousiast ten opzichte van het digitaal. Maar telkens wanneer een klant besluit over te gaan, krijgen we heel positieve feedback. Dat is heel motiverend voor ons, maar het stimuleert de andere klanten uiteraard ook om zelf de stap te zetten. Voor ons is het ook heel belangrijk op vlak van image : we zijn geen oubollig boekhoudkantoor, maar een numerieke onderneming die gebruik maakt van digitalisering om diensten met een meerwaarden ter beschikking te stellen van de klanten ”.

Noodzakelijke standaardisering

Voor Luc Janssen maakt het SWKAREL  het ook mogelijk om een gestandaardiseerde productie van rapporten aan te maken.  “Als u niet standaardiseert, zullen de rapporten variëren naargelang de boekhouder verantwoordelijk van het dossier : een balans of een excel-spreadsheet. Ik wil dat onze rapporten worden ingediend in dezelfde vorm.

SWKAREL maakt het ook mogelijk voor boekhouders die op dossiers werken om verder en en dieper in te gaan in het behandelen van het dossier het hele jaar door. En dus, om sneller over een volledig geüpdatete boekhouding te kunnen beschikken, waarop we ons kunnen baseren voor onze rapporten aan te maken. Het doel is niet om de BTW- en vennootschapsbelastingsaangifte  sneller te kunnen indienen, maar om digitalisering te gebruiken om van boekhouden een beheerstool maken waar onze klanten zich op kunnen baseren om beslissingen te maken.”